履歴書・職務経歴書の書き方完全ガイド【外国人向け】

日本で就職・転職活動を行う外国人にとって、履歴書（りれきしょ）と職務経歴書（しょくむけいれきしょ）の作成は最初の大きなハードルです。日本独自のフォーマットやルールがあり、母国の履歴書（レジュメ）とは大きく異なります。

本記事では、日本の就職活動で必須となる2つの応募書類の書き方を、外国人の方向けにわかりやすく解説します。日本での就職活動を成功させるために、ぜひ最後までお読みください。

履歴書と職務経歴書の違いとは？

日本の就職活動では、履歴書と職務経歴書の2種類の書類を提出することが一般的です。海外では1枚のレジュメ（Resume）やCV（Curriculum Vitae）で済むことが多いですが、日本ではこの2つの書類にはそれぞれ異なる役割があります。

履歴書はあなたの基本プロフィールを簡潔にまとめた書類で、採用担当者が最初に目を通すものです。一方、職務経歴書はあなたのキャリアを詳しく説明し、どのような仕事ができるかをアピールするための書類です。

参考：外国人向け履歴書の書き方マニュアル

履歴書の書き方【基本ルールと記入例】

日付の記入

履歴書の日付は書いた日ではなく、提出日（郵送日または持参日）を記入します。西暦（2025年など）か和暦（令和7年など）のどちらかに統一しましょう。履歴書全体で年号の表記を混在させないことが重要です。

氏名・ふりがな

外国人の場合、名前はカタカナで記載するのが一般的です。パスポートと同じローマ字表記も併記すると親切です。「ふりがな」欄がひらがなの場合はひらがなで、「フリガナ」欄がカタカナの場合はカタカナで記入してください。

写真

履歴書の写真は3cm×4cmのサイズで、3ヶ月以内に撮影したものを使用します。スーツ着用で正面を向いた証明写真が基本です。日本ではこの写真が第一印象を大きく左右するため、プロのカメラマンに撮影してもらうか、駅やコンビニにある証明写真機を利用しましょう。

学歴・職歴

学歴は中学校卒業から記載するのが一般的です。海外の学校名は日本語に翻訳して記載し、必要に応じて原語名を括弧書きで併記します。職歴は時系列順に、入社・退社の年月と会社名、部署名を記入します。

志望動機

志望動機は履歴書の中でも最も重要な項目の一つです。外国人の場合は特に、「なぜ日本で働きたいのか」「なぜその会社を選んだのか」を2〜3行で簡潔にまとめましょう。詳しい内容は職務経歴書や面接で伝えることができます。

参考：外国人の履歴書の書き方

職務経歴書の書き方【効果的なアピール方法】

職務経歴書は、あなたのキャリアをより詳しく伝えるための書類です。履歴書とは異なり、比較的自由なフォーマットで作成できますが、以下の構成が一般的です。

職務要約（サマリー）

冒頭に3〜5行程度で、これまでのキャリアの概要をまとめます。どんな業界で何年の経験があるのか、どのようなスキルや実績があるのかを簡潔に記載します。

職務経歴の詳細

各社ごとに、以下の情報を記載します：

• 在籍期間：入社年月〜退社年月
• 会社名：正式名称で記載
• 事業内容：会社の業種や規模
• 所属部署・役職
• 担当業務：具体的な業務内容を箇条書きで
• 実績・成果：数字を使って具体的にアピール

例えば、「売上を向上させた」ではなく「前年比120%の売上達成」のように、具体的な数値で表現することが重要です。

スキル・資格

保有する資格やスキルをまとめて記載します。外国人の場合、以下は特にアピールポイントになります：

• 日本語能力試験（JLPT）の級数（N1〜N5）
• 語学スキル（母国語・英語・日本語など）
• 専門資格（IT関連、会計、教育など）
• PCスキル（使用可能なソフトウェアやプログラミング言語）

参考：職務経歴書の書き方完全ガイド

外国人が特に注意すべきポイント

日本の履歴書・職務経歴書には、外国人が戸惑いやすい独特のルールやマナーがあります。以下のポイントを押さえておきましょう。

使い回しは厳禁

同じ履歴書を複数の企業に使い回すことは絶対に避けましょう。採用担当者は書類を見るプロフェッショナルであり、使い回しはすぐに見抜かれます。志望動機は必ず企業ごとにカスタマイズしてください。

空白期間への対応

職歴に空白期間がある場合は、その理由を簡潔に説明できるようにしておきましょう。母国への帰国、日本語の学習、資格取得のための勉強など、前向きな理由を記載することが大切です。

書き間違えた場合

手書きの場合、書き間違えたら修正液（ホワイト）は使わず、新しい用紙に書き直すのがマナーです。PC作成の場合はこの心配はありませんが、印刷前に必ず誤字脱字をチェックしましょう。

日本語レベルに合わせた工夫

日本語が完璧でなくても、丁寧で正確な日本語を心がけることが大切です。不安な場合は日本人の友人や転職エージェントに添削してもらうことをおすすめします。

参考：書類通過率をあげる職務経歴書の書き方

履歴書フォーマットの選び方

履歴書のフォーマットにはいくつかの種類があります。自分の状況に合ったものを選ぶことで、より効果的にアピールできます。

応募先企業がフォーマットを指定している場合は、必ずそれに従いましょう。特に指定がない場合は、JIS規格の標準タイプを使用するのが無難です。

無料テンプレートは以下のサイトからダウンロードできます：

• G Talent - 外国人向け履歴書テンプレート
• VisualCV - 日本式履歴書テンプレート

提出方法と提出時のマナー

履歴書・職務経歴書の提出方法にも、日本独自のマナーがあります。

郵送の場合

• A4サイズの白い封筒を使用する
• 封筒の表面左下に「応募書類在中」と赤字で記載する
• 書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れる
• 送付状（添え状）を同封する

メールの場合

• PDFファイルで送付する（Word形式は避ける）
• ファイル名に氏名と書類名を含める（例：「山田太郎_履歴書.pdf」）
• パスワードを設定する場合は、別メールでパスワードを送る

Web応募の場合

最近は求人サイトからのWeb応募も増えています。この場合は各サイトのフォーマットに従って入力しますが、事前にPC作成した内容をコピー＆ペーストできるよう準備しておくと効率的です。

参考：日本で就職するための履歴書・職務経歴書の書き方

よくある失敗例と対策

外国人が日本の履歴書作成で陥りやすい失敗とその対策をまとめます。

失敗1：自己アピールが強すぎる

海外のレジュメでは積極的な自己アピールが求められますが、日本では客観的な事実や数値に基づいたアピールが好まれます。「私はリーダーシップがあります」ではなく、「5人のチームを率いてプロジェクトを成功に導きました」のように表現しましょう。

失敗2：写真の不備

写真を貼り忘れたり、カジュアルな写真を使用するケースがあります。日本の履歴書では証明写真が必須です。スマホの自撮りやSNSの写真は使用しないでください。

失敗3：年号の不統一

西暦と和暦が混在していると、細部への注意力がないと判断されます。どちらかに統一することを徹底しましょう。

失敗4：在留資格の記載漏れ

外国人の場合、在留資格（ビザ）の種類を明記することは非常に重要です。採用担当者が就労可能かどうかを判断する重要な情報になります。

まとめ：書類選考を突破するための3つのコツ

日本の履歴書・職務経歴書の作成は、外国人にとって大きなチャレンジですが、正しいルールとコツを押さえれば書類選考の通過率を大きく上げることができます。

コツ1：フォーマットを厳守する 日本式のフォーマットを使用し、写真・日付・記入欄すべてのルールを守りましょう。

コツ2：具体的な数字で実績をアピールする 「頑張りました」ではなく「前年比130%達成」のように、定量的な表現を使いましょう。

コツ3：企業ごとにカスタマイズする 志望動機を中心に、応募先企業に合わせた内容に調整しましょう。

これらのポイントを押さえて、日本での就職活動を成功させてください。書類が通過したら、次は面接対策に進みましょう。

日本語での書類作成に不安がある方は、外国人に特化した転職エージェントのサポートを活用することもおすすめです。プロのアドバイザーが書類の添削や日本のビジネスマナーに関するアドバイスを提供してくれます。