添え状・送付状の書き方【メール・郵送別】外国人のための完全ガイド

日本で就職活動や転職活動をする際、履歴書や職務経歴書を企業に送る場面は避けられません。その際に必要となるのが「添え状」（送付状）です。添え状は日本独特のビジネスマナーであり、外国人にとっては馴染みのない文化かもしれませんが、正しく書くことで企業に好印象を与えることができます。

この記事では、履歴書・職務経歴書の書き方と合わせて知っておきたい添え状・送付状の書き方を、メール送付と郵送の場合に分けて徹底解説します。すぐに使えるテンプレートや例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

添え状・送付状とは？基本を理解しよう

添え状（そえじょう）とは、書類や物品を送る際に同封する挨拶状のことです。「送付状」「送り状」「カバーレター」とも呼ばれ、ビジネスシーンでは欠かせない書類です。

添え状の主な役割は以下の3つです：

1. 挨拶の代わり：直接手渡しできない場合の礼儀として機能する
2. 内容の確認：送付物の種類や枚数を明記し、漏れや不備を防ぐ
3. 自己アピール：就職活動の場合、簡単な志望動機や自己PRを添えられる

日本のビジネスマナー・文化において、添え状なしで書類を送ることは失礼にあたると見なされることがあります。特に就職活動では、添え状の有無や内容が応募者の印象を左右する重要なポイントです。

郵送で送る場合の添え状の書き方

郵送で書類を送る場合、添え状は必ず同封する必要があります。A4サイズの用紙1枚にまとめるのが基本です。

添え状の基本構成（郵送用）

郵送用の添え状には、以下の項目を記載します：

郵送用の添え状テンプレート（例文）

                                        令和○年○月○日

株式会社○○○○
人事部 採用担当 ○○様

                                        ○○ ○○（氏名）
                                        〒000-0000
                                        東京都○○区○○ 0-0-0
                                        電話：090-0000-0000
                                        メール：example@email.com

        応募書類の送付につきまして

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、○○（求人媒体名）にて貴社の○○職の求人を拝見し、
応募させていただきたくご連絡いたしました。

応募書類を同封いたしましたので、ご査収のほど
よろしくお願い申し上げます。

ぜひ面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

                                        敬具

                    記

1. 履歴書        1通
2. 職務経歴書    1通
3. 在留カードの写し  1通

                    以上

郵送時は、履歴書・職務経歴書と合わせて、添え状を一番上に置いて封入するのがマナーです。書類は送付状に記載した順番通りに並べましょう（参考：Canvaの送付状ガイド）。

メールで送る場合の送付状の書き方

メールで書類を送る場合、メール本文が送付状の役割を果たします。そのため、別途添え状を添付する必要はありません。ただし、メール本文にはきちんとしたビジネスメールの形式を守ることが重要です。

メール送付の基本構成

メール送付のテンプレート（例文）

件名：【応募】○○職への応募書類送付（○○ ○○）

株式会社○○○○
人事部 採用ご担当者様

初めてご連絡いたします。○○ ○○と申します。

この度、○○（求人サイト名）にて貴社の○○職の求人を拝見し、
ぜひ応募させていただきたく、ご連絡いたしました。

履歴書と職務経歴書を添付しておりますので、
ご確認いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、面接の機会をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○ ○○（氏名）
電話：090-0000-0000
メール：example@email.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

メールで応募書類を送る際は、ファイル形式にも注意が必要です。PDFが最も一般的で、文字化けの心配がなく推奨されています（参考：Adobeの送付状ガイド）。

外国人が特に注意すべきポイント

外国人が日本で添え状・送付状を作成する際には、いくつかの特有の注意点があります。日本での就職活動を成功させるために、以下のポイントを押さえましょう。

敬語の使い方

日本のビジネス文書では敬語（けいご）の使用が必須です。特に以下の表現を覚えておきましょう：

• 貴社（きしゃ）：相手の会社を指す書き言葉（話し言葉では「御社」）
• 拝見（はいけん）：「見る」の謙譲語
• ご査収（ごさしゅう）：「確認して受け取ってください」の意味
• 何卒（なにとぞ）：「どうか」の丁寧な表現

敬語に自信がない場合は、日本語能力と語学スキル向上ガイドも参考にしてください。

名前の書き方

外国人の名前は、以下のように記載するのが一般的です：

• カタカナで姓・名を記載（例：スミス ジョン）
• 必要に応じてアルファベット表記も併記
• 印鑑がない場合はサインで代用可能

在留資格の記載

就職活動用の添え状では、現在の在留資格や取得予定のビザについて触れると、採用担当者の安心材料になります。在留資格・ビザの基礎知識や就労ビザの種類についても理解しておきましょう。

添え状のよくある間違いと対策

日本のビジネスマナーに慣れていない外国人が犯しやすいミスを紹介します（参考：マネーフォワードのビジネス送付状ガイド）。

やってはいけないNG例

1. 添え状を入れ忘れる：郵送やFAXでは必ず添付する
2. 忌み言葉を使う：「切れる」「終わる」「壊れる」などの不吉な言葉は避ける
3. 長文になりすぎる：本文は3～5文程度に収める
4. テンプレートをそのまま使う：会社名や職種名の書き換え忘れに注意
5. 誤字脱字：特に会社名や担当者名の間違いは致命的

送付前のチェックリスト

• [ ] 日付は正しいか（投函日・送信日）
• [ ] 会社名・部署名・担当者名は正確か
• [ ] 敬称は正しいか（「様」「御中」の使い分け）
• [ ] 添付書類の枚数は正しいか
• [ ] 敬語の使い方は適切か
• [ ] 誤字脱字はないか
• [ ] メールの場合、添付ファイルを忘れていないか

郵送とメール、どちらを選ぶべきか？

企業から指定がない場合、郵送とメールのどちらで送るか迷うことがあります。それぞれのメリット・デメリットを比較しましょう。

IT・エンジニアとして日本で働く場合や外資系企業への応募ではメールが一般的ですが、公的機関や伝統的な日本企業では郵送が好まれる傾向にあります。迷った場合は、企業に直接確認するのが最善です。

求人サイト・転職エージェントを活用している場合は、エージェントに送付方法を確認するのも良い方法です（参考：アイピアの送付状ガイド）。

季節の挨拶の使い方

日本のビジネス文書では、季節の挨拶を入れることが正式なマナーとされています。以下に月ごとの挨拶例をまとめます（参考：oneplusのビジネスマナーガイド）。

ただし、就職活動の添え状では、季節の挨拶を省略して「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のような一般的な挨拶だけでも問題ありません。

まとめ：好印象を与える添え状を作成しよう

添え状・送付状は、日本の就職活動やビジネスシーンで欠かせない書類です。外国人にとっては馴染みのない習慣かもしれませんが、正しい書き方を身につけることで、採用担当者に良い印象を与えることができます。

郵送の場合は、A4用紙1枚にまとめた正式な添え状を書類の一番上に同封します。メールの場合は、メール本文自体が送付状の役割を果たすため、ビジネスメールのマナーを守って作成しましょう。

面接対策・選考プロセスと併せて、添え状の準備も万全にすることで、日本での就職活動を成功に導きましょう。テンプレートはビズ研やdodaの送付状ガイドから無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してください。