退職届・退職願の書き方【テンプレート付】外国人向け完全ガイド

日本の会社を退職するとき、「退職届」や「退職願」を正しく書いて提出する必要があります。これは日本特有のビジネスマナーであり、外国人にとっては馴染みのない手続きかもしれません。本記事では、退職届・退職願の違いから、具体的な書き方、封筒の選び方、提出方法まで、テンプレート付きで徹底解説します。円満退職を目指す方は、ぜひ最後までお読みください。

退職届と退職願の違いとは？辞表との使い分け

まず、「退職届」「退職願」「辞表」の3つの違いを正確に理解しましょう。これらは似ているようで、法的な意味合いが大きく異なります。

退職願は、退職を会社に打診する書類です。「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」という願い出る形式で書きます。会社が承認するまでは撤回が可能です。円満退職を目指すなら、まず退職願を提出するのが一般的です。

退職届は、退職の意思が固まり、会社に届け出る書類です。「退職いたします」と宣言する形式で、提出した時点から民法第627条に基づき、2週間後に退職の効力が発生します。原則として撤回はできません。

辞表は、一般社員は使用しません。会社の役員や公務員が職を辞する際に使用するものです。

外国人の方が一般企業を退職する場合は、まず退職願を提出し、承認後に退職届を出すのが最もスムーズな流れです。詳しい退職の手続き全般については、転職・キャリアアップ戦略完全ガイドも参考にしてください。

退職届・退職願の基本的な書き方【テンプレート】

退職届・退職願を書く際には、決まった形式があります。以下のテンプレートに沿って作成しましょう。

退職願のテンプレート（縦書き）

退職願の基本構成は以下のとおりです。

1. 表題：中央に「退職願」と記載
2. 書き出し：本文一行目の下部に「私儀（わたくしぎ）」または「私事」
3. 退職理由：「このたび、一身上の都合により」
4. 退職希望日：「令和○年○月○日をもって退職いたしたく」
5. 結び：「ここにお願い申し上げます」
6. 提出日：令和○年○月○日
7. 所属部署・氏名：部署名とフルネーム（押印）
8. 宛名：会社名と代表者名（敬称は「殿」）

退職届のテンプレート

退職届は退職願とほぼ同じ構成ですが、結びの部分が異なります。

• 退職願：「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」
• 退職届：「退職いたします」

退職届は「宣言」の形になるため、より強い意思表示となります。

用紙と筆記用具の選び方

最近では、WordやPDFの無料テンプレートをダウンロードして印刷する方法も広く受け入れられています。ただし、手書きのほうが誠意が伝わるとされる場合もあるため、会社の雰囲気に合わせて判断しましょう。

封筒の選び方・書き方・入れ方マナー

退職届・退職願を提出する際は、封筒のマナーも重要です。適切な封筒の選び方と書き方を解説します。

封筒の選び方

退職届用の封筒は以下の条件を満たすものを選びましょう。

• 色：白色（茶封筒はビジネス文書向きではない）
• 種類：長形3号（B5用紙の場合）または長形4号
• デザイン：無地で郵便番号欄が印刷されていないもの
• 二重封筒：中身が透けないよう二重になっているものが望ましい

封筒の書き方

封筒の表面と裏面にはそれぞれ決まった記載内容があります。

表面：封筒の中央やや上に「退職届」または「退職願」とやや大きめに記載（宛先は不要）

裏面：左下に所属部署名とフルネームを記載

筆記用具は黒のボールペンまたは万年筆を使用します。書き損じた場合は修正液を使わず、新しい封筒に書き直してください（参考）。

用紙の折り方と入れ方

退職届は三つ折りにして封筒に入れます。

1. 文面が内側になるように置く
2. 用紙の下側3分の1を上に折り上げる
3. 上側3分の1を被せるように折り下げる
4. 封筒に入れる際は、書き出し部分が上になるように入れる

手渡しの場合はのり付け不要ですが、郵送する場合はのり付けして封部分に「〆」マークを記入します（参考）。

退職届の提出方法とタイミング

退職届の提出にも正しいマナーとタイミングがあります。

提出のタイミング

法律上は退職希望日の2週間前までに申し出れば退職できますが、実務上は1〜2ヶ月前に申し出るのが一般的です。就業規則に提出期限が定められている場合は、それに従いましょう。

提出の手順

1. まず口頭で直属の上司に伝える：いきなり退職届を出すのではなく、まず口頭で退職の意思を伝えるのがマナーです
2. 退職願を提出する：上司と面談し、退職日などを調整した上で退職願を提出します
3. 退職届を提出する：会社が退職を承認した後、正式な退職届を提出します

退職届は就業時間内に直属の上司に直接手渡しするのが基本です。封筒のまま手渡すのではなく、封筒から出して上司の前で広げ、内容を確認してもらうのがマナーとされています。

日本でのビジネスマナー全般については、日本のビジネスマナー・文化完全ガイドもご覧ください。

外国人が退職届を書く際の注意点

外国人の方が日本の会社を退職する際には、退職届の書き方以外にも注意すべきポイントがあります。

在留資格への影響

退職後は在留資格に大きな影響があります。就労ビザで日本に滞在している場合、退職後14日以内に入国管理局へ届出を行う必要があります。次の就職先が決まっていない場合、在留資格の変更や帰国の準備が必要になることもあります。在留資格について詳しくは在留資格・ビザの基礎知識完全ガイドを参照してください。

退職届を日本語で書く

退職届は原則として日本語で書く必要があります。日本語に不安がある場合は、以下の方法を検討しましょう。

• テンプレートを使用して必要事項のみ記入する
• 日本語ができる同僚や友人に確認してもらう
• 英語のガイドを参考にしながら日本語版を作成する

退職に伴う手続き一覧

社会保険や年金の手続きについては、税金・社会保険・年金の完全ガイドで詳しく解説しています。

退職届提出後の流れと円満退職のコツ

退職届を提出した後も、最終日まで気を抜かず、円満退職を心がけましょう。

引き継ぎのポイント

退職が決まったら、速やかに業務の引き継ぎを行います。

• 引き継ぎ書の作成：担当業務の内容、手順、注意点をまとめた書類を作成する
• 後任者への説明：直接口頭で業務内容を説明し、不明点に答える
• 取引先への挨拶：必要に応じて取引先への挨拶回りを行う

退職日までにやること

• 会社の備品（PCやIDカード等）を返却する
• 個人のデータやファイルを整理する
• 同僚や上司への挨拶メールを送る
• 離職票や源泉徴収票を受け取る

退職代行サービスについて

最近では、退職代行サービスを利用する人も増えています。退職の意思を直接伝えることが難しい場合、代行サービスが会社との連絡を代行してくれます。ただし、費用がかかることや、円満退職にならない可能性もあるため、まずは自分で上司に伝えることを推奨します。

よくある質問（FAQ）

退職届・退職願について、外国人の方からよく寄せられる質問をまとめました。

Q: 退職届は手書きでなければならないですか？ A: いいえ、PC作成・印刷でも問題ありません。ただし、手書きのほうが丁寧な印象を与えるとされています。会社によっては指定のフォーマットがある場合もあるので、事前に確認しましょう。

Q: 退職届を提出したら、すぐに辞められますか？ A: 法律上は提出から2週間後に退職が成立しますが、引き継ぎなどを考慮し、会社と相談して退職日を決めるのが一般的です。マイナビ転職でも詳しく解説されています。

Q: 退職理由を詳しく書く必要がありますか？ A: いいえ、「一身上の都合により」と書くだけで十分です。具体的な理由を書く必要はありません。

Q: 退職届を郵送してもいいですか？ A: 原則として手渡しが望ましいですが、やむを得ない場合は郵送も可能です。その場合は、添え状を同封し、封筒に「親展」と赤字で記載します。

Q: 退職届を撤回できますか？ A: 退職願は会社が承認する前であれば撤回可能ですが、退職届は原則として撤回できません。

転職活動をこれから始める方は、日本での就職活動完全ガイドや求人サイト・転職エージェント活用ガイドもあわせてご覧ください。また、履歴書の準備には履歴書・職務経歴書の書き方完全ガイドが役立ちます。

まとめ

退職届・退職願の書き方は日本独自のビジネス文化であり、外国人の方にとって戸惑うことも多いでしょう。しかし、正しい書き方とマナーを理解すれば、円満退職への第一歩を踏み出せます。

退職届・退職願のポイントまとめ：

• 退職願は「お願い」、退職届は「届出」、辞表は「役員・公務員用」
• 白い無地の封筒を使い、三つ折りにして入れる
• 黒のボールペンか万年筆で書く（手書きまたはPC印刷）
• 退職理由は「一身上の都合により」で十分
• 提出は直属の上司に手渡しが基本
• 外国人は退職後の在留資格の届出も忘れずに

次のキャリアへのステップを円滑に進めるためにも、退職の手続きはしっかりと行いましょう。日本でのキャリアアップや給料・待遇についても理解を深め、より良い仕事を見つけてください。